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现行文件

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会  议  制  度

一、主任办公会议(党组会议)

1、主任办公会议主要是研究贯彻落实上级业务指导部门和市委、市政府关于史志工作的部署和批示、指示;研究本办工作安排;研究需要主任办公会议研究决定的其他事项。党组会议主要研究办公室重要人事调整、奖惩事项和重大决策等。

2、会议原则上每周召开一次,如有需要可随时召开。会议由主任召集并主持。

3、会议出席人员为主任、副主任。根据需要,也可请处室负责人列席会议。

4、会议的议题由主任确定。需提交会议讨论的问题,由各处室酝酿,经分管主任同意后,报主任审定。需提请会议讨论的文件及有关材料,由相关处室准备。

5、主任办公会议(党组会议)集体讨论决定问题时,按民主集中制原则,每个成员应畅所欲言,充分发表意见,实行民主决策、科学决策。决定重要问题时,实行少数服从多数的原则。

6、主任办公会议(党组会议)形成的决定,任何个人无权改变,必须无条件执行,少数人的不同意见可以保留。会议决定的事项,按主任分工抓好落实。

7、会议由秘书处做好记录,必要时形成会议纪要。会议决定的问题,未经批准公开时,与会人员不得以任何形式泄露。

二、全市史志系统工作会议

1、会议主要是传达贯彻上级史志部门有关会议精神,总结全市史志工作,研究部署下一年及今后一个阶段的史志工作;向各县(市)区史志部门和市有关单位布置专项业务工作。

2、会议至少每年召开一次,时间由主任办公会议根据工作实际确定。

3、会议一般由下列人员参加:各县(市)区史志办公室主任;市史志办公室全体人员;其他相关人员。

4、会议材料和会务工作主要由秘书处负责,其他处室配合。

三、县(市)区史志办公室主任工作例会

1、会议由主任办公会议研究决定。每年不少于两次。

2、会议主要是对阶段性的史志工作进行座谈交流,对有关史志工作的热点难点问题进行集中研讨,部署下一阶段工作。

3、会议主要由下列人员参加:各县(市)区史志办公室主任;市史志办公室中层以上干部。

4、会议材料的准备工作主要由秘书处负责,其他处室配合。秘书处负责做好会务工作。

四、办机关全体人员会议

1、会议主要是传达贯彻上级业务指导部门和市委、市政府的工作部署和重要精神;部署本办重要工作;研究讨论机关自身建设等问题。

2、会议由主任召集并主持。机关全体人员参加。

3、会议按工作需要召开。

五、处室负责人会议

1、会议主要是传达学习上级有关文件、会议精神,通报情况,交流工作,布置任务。

2、会议由主任召集并主持,处室负责人或全体中层干部参加。

3、会议议题由主任提出,秘书处负责通知各处室做好有关准备工作。

4、会议按工作需要召开,原则上每月不少于一次。

六、处室会议

1、会议由各处处长主持,处室全体人员参加。主要总结上周工作,研究安排本周工作或解决上周工作中的问题。

2、会议原则上每周召开一次。

学  习  制  度

   一、中心组学习制度

   1、参加人员:领导班子成员。根据需要,可以请有关处室负责人列席会议。

2、学习形式:中心组学习主要采取集中学习和个人自学相结合的方式。在确保集中学习的基础上,平时以自学为主。除自学和集中学习外,可采取专题研讨、专题讲座、调研考察等形式。

3、学习制度

(1)集中学习制度。每月集中学习不少于一次,集中学习时间不少于两个半天,每年集中学习时间不少于12天。

(2)中心组学习计划制度。按照市委宣传部下发的中心组学习计划要求,结合本办实际制订学习计划,做到缜密安排,认真实施。

(3)自学制度。中心组成员要制定年度学习计划,做好自学读书笔记,撰写学习体会。中心组每年形成一篇调研或理论文章,每个中心组成员每年至少有一篇调研或理论文章在一定范围内交流。

(4)学习档案制度。机关党支部负责起草学习计划,及时提供有关学习资料。秘书处负责做好集中学习记录,建立完整的学习台帐,做好立卷归档工作。

二、党支部学习制度

1、学习内容

(1)政治理论。重点学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想教育,树立和落实科学发展观、正确政绩观教育,党的历史、党的优良传统作风、党的纪律教育,国情和形势教育。

(2)政策法规。重点加强党的路线方针政策和国家法律法规教育。

(3)业务知识。重点开展史志工作业务理论及相关技能培训。

(4)文化知识。按照完善干部职工知识结构、提高干部职工综合素质的要求开展。

2、学习时间

根据需要安排学习时间。

3、学习的组织

(1)集中学习由办党支部统一组织,采取办全体人员集中学习的形式。主要采取辅导讲座、专题报告、交流研讨、观看录像等形式进行。党支部集中学习每月不少于两次。

(2)办党支部定期制定学习计划下发给全体人员,并做好实施工作。党支部安排专人做好支部学习记录。

(3)坚持集中学习与个人自学相结合。全体人员集中学习,要保证参学率。如因特殊情况请假,必须经办党支部书记批准。无故缺课一次或迟到三次以上,个人不得被评为当年度优秀党员。

三、党小组学习制度

1、党小组以处室为单位,分管领导参加各自分管处室的党小组学习。分管一个以上处室的领导,可根据需要有选择地参加所分管处室的党小组学习。

2、学习按照办党支部的学习计划要求,有计划、有重点、分阶段地安排。坚持集中学习与个人自学相结合,理论学习与业务学习相结合,讨论交流与专题讲座相结合,尽可能使学习形式多样化。

3、党小组集中学习,坚持每周一次,时间根据工作情况安排。办党支部集中学习时,党小组本周可不安排集中学习。

4、党小组长要做好党小组学习记录。党员要拟定自学计划,做好学习笔记,每年至少撰写一篇质量较高的学习体会,并在一定范围内交流或展评。

5、党小组集中学习要求每位成员参加,确有因其他工作安排不能参加,要征得党小组长同意,不得无故缺席。

四、外出学习考察规定

1、严格外出学习考察审批管理

(1)因工作需要,处室组织外出学习考察,由相关处室提出申请,说明事由和具体安排,报主任或主任办公会议审批。

(2)上级部门或横向部门组织的外出学习考察,由分管领导提出意见,经主任或主任办公会议研究决定。

(3)参加学习考察人员外出前须在秘书处备案。

(4)实行外出学习考察述学制度。外出学习考察人员回单位后,应提交考察报告或述学。

2、从严控制外出学习考察间隔周期。原则上每人每年不超过两次省外学习考察。

3、严肃外出学习考察纪律。违反审批规定擅自外出的,或擅自改变审批线路、延长外出时间的,除个人承担全部费用外,三年内不安排参加外出学习考察。

研究成果及信息考核奖励试行办法

1、研究成果的内容和领域主要包括党史、党建理论和地方志学术研究,以及史志工作方法等方面相关课题,主要表现形式是形成调研报告和发表理论研究、探讨或经验总结类文章,研究成果的层次划分为国家、省和市三级。

2、在国家级、省级和市级研究成果评比中获奖,给予一定的奖金奖励。获国家级一、二、三等奖和优秀奖,分别奖励2000元、1500元、800元和500元;获省级一、二、三等奖和优秀奖,分别奖励900元、700元、500元和300元;获市级一、二、三等奖,分别奖励300元、200元、100元。

3、在各级刊物上发表有关史志方面的文章,给予一定的奖金奖励。在《中共党史研究》、《党的文献》、《中共党史资料与研究》、《中国地方志》、《年鉴信息与研究》等国家级刊物上发表文章,按稿费的3倍予以奖励;在《党史资料与研究》、《世纪风采》、《江苏地方志》等省级刊物上发表文章,按稿费的2倍予以奖励;在《徐州日报》、《彭城晚报》、《都市晨报》学术理论版,《徐州史志》、《徐州党建》、《淮海文汇》等市级内部资料性刊物上发表文章,在稿费的基础上给予适当资金奖励。一稿多投的,以最高标准奖励一次。

4、高度重视宣传报道和信息工作,积极鼓励全办人员报送工作信息,广泛宣传史志工作的经验成果和好的做法。年底在全办开展宣传报道和信息工作评比活动,对成绩突出的处室和个人由办公室给予适当奖励。

财务管理规定

        一、基本原则

  财务管理应严格执行国家财经纪律,认真贯彻适度从紧、保障与控制并重的原则,强化收支管理,深化支出改革,优化资源配置,努力提高资金使用效益。在办公室领导下,实行“一支笔”审批制度,由秘书处统一管理。

二、收入管理

本办的所有财政预算收入、预算外资金以及其他收入,均应纳入财务统一管理、统筹安排使用。

三、支出管理

规范支出报销程序。办公室内除工资性支出外的所有支出,在报销前,由主任签批。具体按下列程序进行:经手人填制报销凭证,说明支出事项,并在报销单据上签字;处室负责人或分管领导签字;财务审核后由主任签批报销。

1、办公费。凡购买各项办公用品,须由承办处室填写《办公用品申购单》,写清购物的理由,经处长签字后送分管主任签署意见,统一交秘书处,报主任审批后方可购买。较大支出需要经主任办公会集体研究决定。

2、差旅费。工作人员因公出差,须经主任批准,出差归来后,凭单据填写“报销单”,交秘书处审计出金额合计数,报主任审签。因公出差借款,公务活动结束后,必须在一周内结清借款,否则会计于次月起从借款人工资中扣除。

3、招待费。认真做好公务接待工作,杜绝奢侈浪费行为。上级、外地和县(市)、区来宾,秘书处根据接待工作相关规定和标准,统一安排办理。工作餐每人按规定20元伙食标准安排,严格控制陪餐人员。不得随意提高接待标准(含礼品),否则不予报销。

4、印刷费。文件、材料原则上在本办印制,确需送印刷厂印制的,须经分管主任同意,由处室派人会同秘书处人员联系政府采购定点印厂家并确定印刷金额,填写《印刷委托单》,注明印件名称、数量、金额,送指定印刷厂印刷。因印刷紧急材料未及时办理上述手续的,事后应及时补办并注明理由。

5、会议费。全市工作会议、县(市)区工作会等本办统一召开的会议,由秘书处提出支出预算,报主任审批。各处室召开业务会议需要发生支出的,应事先编制预算,经秘书处审核,报主任审批。会议费用结帐,由经办人和会计人员按照批准的会议预算审核办理。

6、加班就餐。一般性加班,不安排就餐。需要连续加班的,向办公室说明加班事由和用餐人员,每人每餐标准不超过10元,餐后由处室负责人及分管领导签字。统一交秘书处,报主任审批后方可报销。

7、职工子女的学杂费、医药费。应先送秘书处对照标准计算出金额后,统一报主任审签。学杂费:男方上半年,女方下半年。医药费:男方报销时间为7月1日至31日,女方报销时间为次年1月1日至31日,超出时限不再报销。

四、加强财务监督和管理。

财务监督是财务管理的必要补充,财务人员根据财务规定依法行使职权,对票据不合法、内容不真实的坚决拒绝付款。协助主任严格掌握各项经费开支范围的标准,合理安排各项经费支付,每月一次向主任报告财务工作。定期或不定期请审计和有关部门对我办财务状况进行检查,及时发现并纠正财务管理中存在的问题,改进和完善财务管理工作,使有限的资金最大限度地发挥作用,保证各项工作的顺利完成。

固定资产和易耗物资管理制度

一、管理总则

    1、固定资产是指单位价值在500元以上,专用设备单位价值在800元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但使用时间在一年以上的大批同类物资按固定资产管理。主要包括房屋和建筑物、汽车、办公家具、办公自动化设备、专用设备、图书等。

2、易耗物资是指使用年限较短,日常消耗量较大的物品。包括:办公文印用品、设备耗材、福利用品、礼品、奖品等。

3、按照归口管理、分级负责的原则,秘书处负责本办固定资产、设备耗材的采购、调配、清查、报废、建立分类分户帐册等工作,各处室负责本处室固定资产、易耗物资的领用、维护、保养、建立台账等工作。

4、本办的物品一般不外借,特殊情况,须经秘书处同意并报有关领导批准。

二、购置管理

1、采购预算。各处室于10月底前,提出下年度购置设备计划,经秘书处复核、分管主任审核,报主任办公会议讨论通过后,编入下年度政府采购预算,按程序及时上报市财政局核准。设备采购原则上按市财政局核准方案执行。

2、审批程序。设备采购由各处室在采购预算范围内提出申请,秘书处按相关规定提出统筹安排意见,报主任同意后执行。日常办公用品,由秘书处采购人员提出申请,单张凭证500元以下由秘书处长审批,500元以上由主任审批。

3、组织采购。按政府采购法规定,属于政府集中采购目录的项目,委托政府采购中心集中采购。办公用纸、计算机及外置设备、空调、办公自动化设备耗材、印刷、汽车保险、加油、车辆维修等必须在政府采购中心指定的定点厂家进行采购。其他办公用品,原则上定点采购。金额在1000元以上的须两人共同经办。

4、验收。所购固定资产、易耗物资严格按购货合同双人验收,核查无误后登记。

5、入账。固定资产、易耗物资购置后,会计人员登记造册,按财务审批权限,报秘书处长、主任同意后,办理付款手续。

三、日常管理

1、领用。秘书处登记固定资产、易耗物资的分类分户账,各处室领用时签字。领用易耗物资,须经本处室负责人、管理人员同意。物品发放须附清单,以备审核。

2、日常保养。固定资产的日常维护保养责任到人,各处室用具物品,由使用处室负责维护保养,如有损坏和丢失,要及时报秘书处。属人为故意损坏的,视情节及损失价值追究责任。损坏的物品如需更新,原则上必须以旧换新。

3、变动交接。各处室指定的固定资产管理人员应相对稳定。因机构变更、人事变动发生的固定资产转移,由秘书处、移交处室、接收处室三方当场办理移交手续。调离本办的,须向所在处室交清所用的固定资产。

4、填制报表。会计人员逐月填报固定资产、易耗物资的增减明细表、汇总表,年末填报库存汇总表。

秘书处每年对全部固定资产进行一次集中清查,做到账账相符、账物相符。对有关处室闲置的固定资产由秘书处进行调剂使用。对于盘亏、盘盈资产应查明原因,提出处理意见,报请主任审批。

四、报废管理

1、固定资产的报废由使用处室负责人提出申请,经秘书处审核,报主任或主任办公会议审批。

2、固定资产实物报废处理工作由秘书处根据相关规定办理。

未经审批自行报废和处理固定资产的,将视情节轻重追究相关人员的责任

车辆使用管理制度

 

1.本办车辆主要保证办领导、来宾接待、会议用车;离退休老同志生活急需用车;本办其他人员办理紧急公务用车。

在本市范围内公务,原则上不予派车。路途较远的,由秘书处酌情安排。

2.秘书处负责对车辆进行统一管理,合理调度。

3.凡用车,要提前与秘书处联系,以便做好出车前的准备工作,确保行车安全。

4.各处室长途出差,原则不安排用车,特殊情况须经主任批准。不得直接要求驾驶员出车

5.外单位借车一般情况不予安排,特殊情况需经主任批准。

6.驾驶员要严格执行有关规章制度,未经秘书处批准,禁止擅自用车,有权拒绝未经批准的用车要求。服从调度,按时、安全完成任务。认真保养车辆,保持车容整洁。

7.遵守夜间车辆停放规定,未经主任同意,不得将车辆停放在外。车辆停放在外,驾驶员必须保证车辆安全,车辆被盗、被损,由驾驶员承担责任。

8.进一步完善车辆维修和管理制度,实行定点维修。车辆的维修,一般由驾驶员提出,由车管人员复核,并填写《车辆维修申请单》,报主任审批,批准后方可维修。

9.建立油料领取和消耗登记制度,核定单车百公里耗油量,对单车的耗油量每月核算一次;一律使用加油卡加油,无特殊情况不得用现金加油。

文书处理和档案管理制度

一、收文处理

1、凡送本办的文电,由秘书处机要人员签收登记,交秘书处长阅签后,及时呈主任阅批后,复印送分管主任和相关处室。设置“急办文件夹”,接到急办文件(事项),即可装夹,迅速交主任阅批后抓紧办理。

2、文电处理要做到及时、准确、高效、安全、保密。当天收到的文电当天处理,急件随到随送。机要人员要随时掌握文电去向,避免漏传、误传和延误。

3、主任有明确批示的文电,由相关分管领导和处室按照批示抓紧落实,原则上一周办结。秘书处负责跟踪汇总办理情况。

4、需向全体人员传达的文件,根据主任批示,由分管主任或有关处室负责传达。

5、借阅使用文件,需经秘书处长同意,履行登记手续并妥善保管,用后及时归还。

6、各处室文件要有专人保管,严格签收、清退手续。

7、文件要及时整理归档,待销毁的文电应逐件登记,按规定由机要人员监销处理。

8。、逐步推行内部局域网网上文件传阅制度。

二、发文处理

1、文件的拟定

(1)涉及全局的综合性文件和主要领导讲话,由各处室提供材料,秘书处负责起草。

(2)专题性的文件和讲话材料,相关处室负责起草。

(3)经办领导签发的文稿,秘书处负责登记、编号和印制,拟稿处室负责文稿的打印、校对、装订、封袋。需邮寄的,封好后交秘书处统一寄发;需作急件、密件、挂号处理的,与秘书处办理登记移交。

2、文件的签发

文件由主任签发。业务性较强的文件,经分管主任签署意见后,送主任签发。

3、文号的使用

本办使用的文号有“徐史志办”、“徐史志报”、“徐史志党”、“徐史志函”、“徐史志复”等。根据文件内容使用适当文号行文。

4、文件的审核

在办领导签发之前,主办处室负责人要认真核稿,在正式印发前秘书处要对签发手续是否完备、格式是否统一规范、附件材料是否齐全等进行复核。

5、密级划分

密级划分按有关规定处理。文件产生的同时应确定密级,保密文件要在文件上表明密级。

三、文书立卷归档

1、各处室应指定专人负责。秘书处机要人员负责对本办文书立卷归档工作的指导、督促和检查。需要档案室保存的,按年度向秘书处移交存档。

2、文书立卷的方法、要求和归档

(1)立卷前应对归卷的文件进行检查和核对,保证其完整和齐全,缺少的应及时补齐或注明处理结果。

(2)文件应按照类目分类统一立卷。要在案卷封皮和案卷目录上注明密级。

(3)组卷要科学合理,应根据文件的署名、内容、文种、时间等特征组卷。注意保持文件之间的历史联系,并考虑文件的保存价值和数量。

(4)卷内文件要系统排列,一般排列顺序是,批复在前,请示在后;主件在前,附件在后;正本在前,底稿在后;定稿在前,修改稿在后。

(5)立好的卷应符合上级有关档案的有关规定。

保密安全工作制度

 

1、办公室全体人员必须牢固树立安全保密观念,严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》,严守党和国家机密。

2、严格把好密件出入关。所有机密文件、电报的收发,都要逐件登记,严格签收手续。凡注有秘密等级的文件、信函、资料和档案,非机要人员不得擅自拆封。注明清退的文件,要及时清退。借阅的文件、电报,用完后要立即归档。秘书处应及时进行督促检查。

3、严格文电传阅制度。文电传阅范围严格按照有关规定办理,不得任意扩大。无传达任务的文电,不得摘抄。规定在一定范围内传达、研究的问题,不得任意扩散。各种保密资料的借阅、摘抄、外借及复印、翻印等,必须严格履行审批手续,任何人不得私自处理。

4、不在公共场所谈论党和国家的秘密,不在私人通信中涉及秘密,不在普通电话中传达秘密事项。不携带秘密文电、材料或档案游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。出差、开会必须携带的秘密文电、材料,应妥为保管,严防丢失。

5、严格机要重地出入制度。非工作需要不得擅入档案室等机要重地。外单位同志来办阅文、阅档须持单位介绍信,经处室负责人同意后方可接待,并在指定地点阅看。

6、认真做好秘密材料的保管工作。各处室应指定专人保管秘密材料,建立登记保管制度。

7、各处室需要销毁的秘密材料,一律由秘书处送保密纸厂并当场监督销毁,不得自行处理。

8、牢固树立安全防范意识,预防为主,认真做好防盗、防爆、防火工作,下班关锁门窗,关闭电器电源等。室内不得存放易燃、易爆和剧毒物品。

请假和考勤制度

一、请假制度

1. 严格遵守机关作息时间,按时上下班。上班时不得擅自离岗、串岗。办公时间因事外出,要向本处室负责人请假,或者向同室人员说明情况。

2. 逐级请假制度。请假半天由处长批准,一天以上需由主任批准。因突发事件来不及请假的,应由本人或家人打电话向有关领导请假;处长请假需由主任批准。二天以上(含二天)的假需填《请假条》。请假人办理手续后,将请假条送交秘书处备案。

不履行请假手续,无故旷工的,扣发当月考勤奖。

二、休假制度

1.年休假。工作人员工作年限满5年未满10年的,每年休假7天;满10年未满20年的,每年休假10天;满20年及以上的,每年休假14天。休假时间不含公休假日和法定节假日。

2.丧假。工作人员配偶、直系亲属死亡,可给予处理丧事假35天。岳父母或公婆死亡,可给予处理丧事假13天。

3.工作人员休假期间,工资待遇不变。其它规定按国家有关文件执行。

4.年休假由本人提出申请,经处室负责人和分管主任同意后,由秘书处报主任批准,由秘书处备案。

三、销假制度

请假人在假期满后,须及时到秘书处办理销假手续。未按规定销假的,视为旷工。

四、考勤制度

1、上下班考勤,由各处负责考勤登记,每月按时将考勤表报秘书处汇总。

2、根据考勤情况,每月兑现考勤奖。

党风廉政建设制度

 

1、认真贯彻落实中央、国务院和省、市关于党风廉政建设的部署和要求,建立党风廉政建设责任制。成立由主任任组长、分管纪检工作的副主任任副组长的办公室党风廉政建设领导小组,全面领导办公室职责范围内党风廉政建设。

2、办领导班子每年要专门召开会议,分析职责范围内党风廉政状况,研究部署本办党风廉政建设。

3、结合业务工作实际和部门特点,组织本办党员干部学习有关党风廉政建设的理论和党纪法规,开展党性党风党纪、职业道德和廉政教育,不断提高党员领导干部的政治素质和执行党的路线、方针、政策以及党纪法规的自觉性。办中心组、党支部每半年开展一次党风廉政建设专题学习,进行党风廉政建设和反腐败教育。

4、坚持民主集中制,凡重大事项,应由主任办公会议研究决定。

5、在选拔任用干部时,要严格遵照本办有关干部选拔任用工作的有关制度,特别要把好廉政勤政关,防止和纠正用人上的不正之风。

6、办领导班子要定期了解、分析干部思想和党风廉政建设情况,及时发现和解决存在的问题。


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